会議と社内文書に、生成AIをどう使うか｜録音から議事録までの6手順

まず取りかかりたいのは、議事録です。会議のあと、若手が録音を聞き直しながら何時間もかけて文字にする。あの時間は、もう要りません。録音から配布までの手順を、つまずきやすい点も含めて、まず全体図でご覧ください。

手順4の「三つの型」が、この流れの心臓部です。会議の価値は、話した内容ではなく、決まったことと次の行動にあります。実際のAIへの依頼と、返ってくる議事録の形を見てみましょう。

【要確認】の箇所が正直に残るのが、この依頼文の効果です。AIの要約には、実際には言っていない言葉が紛れ込むことがあります。創作を禁じ、不明を不明と書かせる一行が、議事録の信頼性を守ります。この流れが回り始めると、会議そのものが少しずつ「決める場」に変わっていきます。決定と宿題が毎回明文化される緊張感が、議論の密度を上げるのです。これは、経営改善の現場での実感でもあります。金融機関へ改善の進捗を報告する局面では、いつ何を決め、誰が実行したのかという記録が問われます。決定の残らない議事録しかない施設は、ここで必ず苦労します。議事録は、いざという時に経営を守る記録でもあるのです。

稟議書や報告書づくりが遅れる原因の多くは、内容ではなく、白紙から書き出す心理的な重さにあります。生成AIは、この重さを取り除きます。

「客室の空調更新の稟議書を書きたい。目的、現状の不具合、見積額、更新しない場合のリスクの順で、骨子を作って」。このように、決まった型に沿って骨子を出させ、自館の事実を埋めていく。報告書なら、要点を箇条書きでAIに渡し、結論先行の文書に組み立てさせる。書く時間は半分以下になり、文書の型が揃うので、読む側の負担も減ります。月次の定例報告のように繰り返す文書は、一度AIと型を作ってしまえば、毎月は数字と出来事を差し替えるだけになります。

社内文書の中で、もっとも軽視され、もっとも高くつくのが引き継ぎ書です。担当者が突然辞めて、取引先との約束事も、年間の段取りも、誰も分からない。多くの施設で実際に起きていることです。

進め方は、料飲の記事でお話ししたレシピの文書化と同じです。担当者に仕事を語ってもらい、録音をAIが引き継ぎ書の形にする。年間の段取り、取引先との約束事、判断に迷ったときの基準。AIは「この業務の締め切りはいつですか」「この判断は誰に確認しますか」と、抜けている情報を質問の形で返してくれます。人が白紙に書くより、ずっと速く、ずっと漏れが少ない。異動や退職が決まってからでは遅いので、平時に少しずつ進めることをお勧めします。

いかがだったでしょうか。議事録、稟議・報告書、引き継ぎ、そして会議そのもの。社内の紙仕事は、生成AIがもっとも確実に時間を返してくれる領域です。下ごしらえはAIに任せ、決定と確認は人が握る。そうして浮いた時間を現場とお客様に返すことが、この取り組みの目的です。

弊社アルファコンサルティングでは、特定のシステム会社と利害関係を持たない中立の立場から、会議体の設計や社内業務の効率化を、ホテル・旅館それぞれの施設に合わせてお手伝いしています。

初回相談無料です。会議と紙仕事に時間を奪われているとお感じの方は、どうぞお気軽にご相談ください。