こんにちは。ホテル旅館コンサルタントの青木康弘です。前回に引き続き、本音で考えるホテル旅館の働き方改革のポイントについて紹介していきたいと思います。

会議に無駄な時間を使わないための実践ポイント

スタッフ数が多く、情報伝達に手間を要するホテル旅館は、様々な名目でミーティングや会議が開催されます。多くのスタッフが参加するため人件費がかさみ、労働生産性を悪化させる要因となります。このような問題を抱えているならば、次のような会議改革をおすすめします。

①資料のページ数を削減する

立ち仕事の多いホテル旅館業で会議資料を作ろうとすると、落ち着いてから残業して対応することになりがちです。会議で指摘されそうなことに予防線を張ろうとすると、資料のボリュームも多くなります。このような問題が起きないように、会議資料は1ページに要領良くまとめるといったルールを決めると良いでしょう。

特に事務作業の得意なスタッフのいる大手のホテル旅館は要注意です。資料作成が得意なだけに残業までして分厚い資料を作ってしまうという皮肉な状況になりがちです。会議での説明時間も考慮すると、少ないページで要領よくまとめられるスタッフの方が優秀と言えます。

②手の込んだ資料を作らない

フロント会計システムのデータをそのまま使わずに、独自に手の込んだ資料を作るケースがあります。一見立派な資料に見えても、労働時間の増加につながるので辞めた方が良いでしょう。自分たちで資料を作るのではなく、自動集計、レポート作成できるようにシステムをカスタマイズすることをおすすめします。

③会議の回数を減らす

過去の慣習で目的のはっきりしない会議を続けていることがあります。会議は従業員教育を目的とするものを除いて、参加者を意思決定に関与できるスタッフに限定した方が良いでしょう。特に、経営者が異常に長く話す会議は要注意です。他の参加者からの建設的な発言はなく、セレモニー化していることが多いです。経営者が働き方改革の足を引っ張るというのは皮肉な話なので、是非改革に取り組みましょう。また、議題の事前設定、資料の事前配布、会議終了時間の厳守をルール化しましょう。

④スマートフォンのアプリを活用する

スタッフを集めなくてもスマートフォンのアプリで報告や連絡、相談は十分可能です。Slackなどに代表されるビジネス向けコミュニケーションツールを使えば、シフト時間が異なるスタッフのコミュニケーションが取りやすくなります。Zoomのようなweb会議ツールを使えば、離れた拠点間の会議も簡単です。無料のプランもあるので様々なアプリを試して気に入ったものを導入してみましょう。

無駄な業務の見つけ方

労働生産性向上を進めるにあたり、どこから手をつけて良いか分からない場合には、日々の業務の中で当たり前に行なっていること、社内の常識になっていることに着目すると良いでしょう。代表的な着眼点は次の通りです。

①必要な入力・記入作業かチェックする

ホテル旅館を運営する中で、日々当たり前のように行なっている入力・記入作業に無駄が多いことは珍しくないです。無駄じゃないかと疑問を持つスタッフがいても意見を吸い上げる仕組みがないために、膨大な時間と人件費が無駄な作業に費やされていることがあります。

例えば、似たような情報を様々な紙の帳票や予約システム、パソコン、ホワイトボードに転記していないでしょうか。ミス防止策として過去に取り組み始めたものの、目的が形骸化して作業だけが続けられていることが多いです。目的がはっきりせず、他の手段で代替が可能なものは思い切って廃止しましょう。

②ワークフローをチェックする

組織的な意思決定を行うために稟議書は欠かせないツールですが、使い方を間違えると生産性を大きく下げる原因となります。稟議書等の申請書類の体裁や文面、根拠資料、押印者の数にこだわり、若手スタッフが資料作成に追われている会社は、ワークフローに問題がないか点検した方が良いでしょう。最近では安価な電子決裁システムが普及しているので活用することをおすすめします。

③顧客満足・収益向上につながっているかチェックする

業務の棚卸しを行い、顧客満足、収益向上につながっているか総点検を行いましょう。無駄な業務の例としてあげられるのが客室の湯沸しポットです。

客室でのお茶出しを廃止する代わりに、水を入れた湯沸しポットを配置している旅館は珍しくないです。お客様へのサービスとして習慣化したものと考えられますが、お客様が利用しているか確認し、利用頻度が低ければ電気ケトルとペットボトルの水に変更した方が良いでしょう。湯沸しポットは清掃スタッフの手間がかかる割に、最近では衛生面から敬遠される傾向にあります。当たり前になっている業務でも、顧客満足・収益向上のいずれにもつながっていないものは思い切って見直すことをお勧めします。

いかがだったでしょうか?ご参考になれば幸いです。続きもアップしてきますので是非見てください。

最近、ホテル旅館の働き方改革についてご相談を受けることが多くなりました。人手不足解消の目的から働き方改革したいけど具体的な進め方がわからないという方はお気軽にご相談ください。

働き方改革したら利益が減った!と悩まないための本音で考えるホテル旅館の働き方改革(3)